InTEAM Делопроизводство 3.0 | Продукция

автоматизация деловых процессов и документооборот

InTEAM Делопроизводство 3.0
Система для автоматизации работи сотрудников с потоками документов внутри организации.

Система электронного документооборота

inTEAM:Делопроизводство

позволяет автоматизировать

работу сотрудников с потоками документов внутри организации. Создает среду для ведения:

кадрового делопроизводства;
документооборота организации;
контрольно-исполнительской дисциплины (КИД);
производственно-хозяйственной деятельности.

Таблица формирования цены

СОСТАВ МОДУЛЕЙ СИСТЕМЫ:

Менеджер документов. Представляет собой средство для организации и управления потоками документов:

принимает все сообщения, полученные в электронном виде;
позволяет преобразовывать хранящиеся в разных форматах документы для работы внутри системы;
является связующим звеном между бумажным архивом, электронными документами и другими хранилищами;
позволяет сканировать документы с сохранением в системе «образа» бумажного документа или в виде распознанного текста.

Внутренние (Входящие, Исходящие) документы. Перечисленные базы данных обеспечивают условия для создания, обработки, хранения, регистрации, организацию движения документов (входящих, исходящих, внутренних) в электронном виде между структурными единицами организации и разграничения доступа к ним. Обеспечивают компактность хранения, быстрый поиск нужных документов, формирование подборок документов по определенным классификационным признакам. Стандартизируют документооборот организации посредством формирования единой номенклатуры дел, использования шаблонов документов, их прохождения по определенным маршрутам.

Структура организации. Модуль, предусматривающий организацию кадрового делопроизводства. Позволяет вести:

иерархическую структуру предприятия;
личные дела сотрудников (стандартная форма П-2);
сопутствующие документы по персоналу;
приказы по кадрам;
печатные формы документов, соответствующие стандартам.

Контакты. Модуль служит для организации работы с контрагентами. Сохраняет информацию в документах:

карточка организации;
карточка контакта;
взаимодействие с контактом.

Выступает справочником при заполнении форм документов других модулей системы.

Хозяйственные договора. Модуль представляет собой централизованное хранилище:

договоров хозяйственной деятельности;
информации о плановых мероприятиях по выполнению хозяйственных договоров;
финансовых взаимодействий;
сопутствующих документов.

Контроль. Модуль обеспечивает документированный обмен информацией, связанной с контролем исполнительской дисциплины сотрудников. Обеспечивает:

формирование иерархического периодического контроля;
автоматическое уведомление, напоминание о событиях с занесением их в календари сотрудников;
формирование отчета по КИД;
создание календаря контроля событий организации.

Маршруты. Модуль позволяет:

организовать движение электронных документов между сотрудниками согласно предопределенных регламентов или произвольно создаваемых маршрутов;
автоматически уведомлять, напоминать о текущих и предстоящих событиях;
протоколировать статистические данные о движении документов («История маршрута», «Маршрутный лист»).

Поиск. Технология полнотекстового поиска в среде Lotus Notes дополнена универсальностью настройки и удобством заполнения поисковых форм, которые позволяют осуществить контекстный поиск документов одновременно во всех модулях системы.

Архив документов. Представляет собой электронное хранилище документов. В архив документы направляются автоматически (по заранее определенным параметрам) или вручную по желанию пользователя.

Блокировка. Служебный модуль, обеспечивающий возможность коллективной работы с документами. Позволяет:

поддерживать версионность и создавать различные редакции документов;
организовывать одновременную работу с документами;
ограничивать доступ к документам, если таковые были «направлены в работу».

Замечания об ошибках. Служебная база, которая предназначена для ведения протокола ошибок и замечаний, поступающих от пользователей.

Если Вы специалист организации…

¦ Сколько Вашего рабочего времени занимает механическая, рутинная работа с документами? Перепоручите ее системе электронного документооборота «InTEAM:Делопроизводство» - и Вы будете иметь больше времени на профессиональную деятельность. Автоматизируйте с помощью системы сортировку документов, их регистрацию, движение документов по структурным подразделениям организации, поиск документов в картотеках и архивах. Помимо ускорения процессов документооборота, система позволит производить параллельные операции по обработке документа (одновременная передача нескольким исполнителям, размножение проекта документа для одновременного согласования и т.д.). Оцените прелесть использовать во всех возможных случаях учетно-информационные данные о документе, вместо самого документа.
¦ Оформлять документы «InTEAM:Делопроизводства 3.0» очень просто. От Вас требуется всего лишь заполнить нужную форму, из имеющихся в базе данных. Списки значений, наборы флажков и переключателей, механизм наследования значений полей, комментарии в строке состояния – все эти привычные способы заполнения полей значительно упростят процедуру работы с документами.
¦ Рабочие области модулей системы имеют привычный, стандартный для баз Lotus Notes интерфейс. После приобретения навыков работы в рабочем пространстве одного из модулей, Вам не составит труда работа с другими базами системы «InTEAM:Делопроизводство».
¦ При работе с базами данных многие действия Вы выполняете с помощью кнопок. Графические изображения на кнопках интуитивно понятны и ни на минуту не заставят Вас сомневаться в их назначении.
¦ Вы предпочитаете работать за компьютером на клавиатуре? Или являетесь «горячим» поклонником мышки? «InTEAM:Делопроизводство» не лишит Вас ни одного из этих удобств - работайте с удовольствием!
¦ Неразрешимых проблем нет: если все же у Вас возникнут вопросы, Вы всегда имеете под рукой двух мудрых советчиков – контекстную справку к каждому модулю и «Руководство пользователя».

Если Вы руководитель…

¦ Не все ваши сотрудники ответственны настолько, насколько бы Вам этого хотелось? А от системы «InTEAM:Делопроизводство» Вы никогда не услышите фраз «Забыл», «Не помню», «Мне нужно время, чтобы найти…». Она будет для Вашей организации единым централизованным хранилищем всех документов и предоставит Вашему вниманию любой из них за считанные секунды.
¦ Хотите иметь надежную поддержку в осуществлении контроля процессов выполнения работ в организации? Это вполне реально с готовым набором инструментов и технологий контроля модулей «InTEAM:Делопроизводства». Контроль исполнительской дисциплины осуществляется как в структурных подразделениях организации так и для ее отдельных сотрудников на любом этапе работы.
¦ Вы хотите получать отчеты о проделанной работе от сотрудников каждую неделю? Месяц? Год? Доверьте автоматическое формирование отчетов системе «InTEAM:Делопроизводства 3.0» и Вы получите любую информацию в требуемом для Вас разрезе.
¦ Установите новые взаимоотношения между сотрудниками Вашей организации и программным обеспечением – воспользуйтесь широким диапазоном сервисных средств «InTEAM:Делопроизводства 3.0» для координации совместных действий и планирования коллективной работы предприятия.
¦ При единоразовой затрате на приобретение «InTEAM:Делопроизводства 3.0» в ее лице Вы получите механизмы всех документов, циркулирующих в организации; архив документов в электронном виде; быстрореагирующую поисковую систему документов; надежного помощника специалистам отдела кадров; планировщика и контролера финансовых взаимодействий организации; хранилище различного рода информации о внешних контактах; защитника информации от несанкционированного или некорректного доступа к ней; настольный календарь сотрудников; организатора взаимодействий с партнерами.

Если Вы технический сотрудник…

¦ Lotus Notes в целом и система «InTEAM:Делопроизводство» в частности не критичны к техническим средствам и операционным системам. Могут быть установлены на существующей в Вашей организации программной и аппаратной платформе.
¦ Предоставляет возможность организовывать распределенную работу и поддержку удаленных пользователей.
¦ Система растет и масштабируется вместе с Вами. Предоставляет возможности расширения круга задействованных в эксплуатацию (используемых) системой модулей без перенастройки и дополнительных затрат.
¦ «InTEAM:Делопроизводство» - это единая программная оболочка, позволяющая разрешать функции управления, администрирования и контроля.
¦ В работу системы могут быть включены иные («неродные») модули, изготовленные на Lotus Notes. Это могут быть модули специализированных задач как приобретенные так и изготовленные Вами.

« назад | вперед »